Con la entrada en vigor de la última Ley Orgánica de Protección de Datos (3/2018), se establece que la forma de poder acreditar el cumplimiento de la Responsabilidad Activa consiste en aplicar las ayudas, guías, orientaciones y publicaciones que establezca en cada momento la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Pero, ¿y esto qué tiene que ver con las obligaciones para las administraciones de fincas y comunidades de propietarios?
Al tratarse de espacios donde existe una gran cantidad de datos personales, tienen la obligación de:
- Cumplir con el principio de Responsabilidad Activa, teniendo en cuenta las publicaciones que vaya realizando la AEPD (Ej.: Guía de Administradores de Fincas y Comunidades de Propietarios, Guía de Videovigilancia, preguntas frecuentes de la sede electrónica, etc.)
- A elaborar un Registro de Actividades de Tratamiento de Datos Personales, según modelo de la AEPD. No se ha de inscribir, pero hay que tenerlo preparado a disposición de las autoridades. No tenerlo es infracción grave a la LOPD. (Art. 73 n).
- A tener un procedimiento de ejercicio de derechos, frente a cualquier persona que lo solicite, en cualquier momento. Y a guardar un registro de dichas solicitudes por si algún afectado ejerciese el derecho de tutela ante la Agencia Española de Protección de Datos.
- A gestionar las solicitudes de acceso a la documentación de la comunidad, por parte de cualquier propietario, haciendo compatible la LHP y la legislación de protección de datos. A guardar un registro de las mismas.
- A tener contratos de encargado de tratamiento con el administrador y con cualquier proveedor que trate datos personales. Y a tener contratos de confidencialidad con empresas que puedan tener acceso a datos personales. (EJ: Empresas de mantenimiento de ascensores, electricistas, fontaneros, albañiles…) Contratar con empresas que no ofrezcan garantías suficientes en materia de protección de datos es infracción grave a la LOPD (artículo 73.j)
- Estas obligaciones pueden verse incrementadas en caso de que la comunidad realice algún tratamiento adicional (videovigilancia, si tiene empleados, si tiene sitio web, etc.)
Además de esto, la Ley de Propiedad Horizontal y Protección de Datos obliga al Administrador a custodiar, a disposición de los propietarios toda la documentación de la comunidad.
Por lo tanto, ¿para qué necesitamos una empresa especializada en la LOPD?
- Para poder acreditar el principio de Responsabilidad Activa. En protecciondatos.online monitorizamos continuamente las publicaciones de la AEPD, actualizamos nuestra plataforma de gestión de la protección de datos, informamos y asesoramos a nuestros clientes para garantizar el cumplimiento continuado de la ley de protección de datos.
- Para tener a punto la documentación exigible por la ley de protección de datos (Registro de actividades de tratamiento, contratos, compromisos de confidencialidad, etc…)
- En caso de que la comunidad reciba una solicitud de ejercicio de derechos de un tercero. (Ej.: Una persona interesada en comprar el piso 2B, solicita saber si la vivienda está al corriente de pagos, o una persona que ha sufrido un robo en un punto cercano solicita la grabación de las cámaras.
- Para valorar cada solicitud de acceso a la documentación por parte de uno de los propietarios. Según criterio de la AEPD y sentencia del Tribunal Supremo, el acceso a la documentación deberá examinarse en cada caso si el acceso a los documentos cumple el principio de proporcionalidad resultando idóneo, necesario y equilibrado para obtener la finalidad perseguida.
- En el caso de que haya que gestionar morosos (aseguramiento y supervisión de los procedimientos de recobro).
- Para asesorar a la comunidad en dudas puntuales como las siguientes:
- ¿Puede un propietario instalar una cámara para vigilar su plaza de garaje?
- ¿Podemos poner los nombres de los propietarios en los timbres?
- Un propietario quiere contactar con el propietario del piso de arriba ¿le debe facilitar el administrador los datos de contacto?
- ¿Dónde podemos instalar cámaras de videovigilancia? ¿Qué carteles hemos de poner y dónde?
- Para poder asesorar y ser el interlocutor de la Comunidad en caso de inspección de la Agencia Española de Protección de Datos.
Tus datos, sencillamente.